Главная МиссияРуководствоДокументыКомитетыПубликацииКонтактыСтруктураНовостиПоиск

Положение о департаменте управления протоколом ЕТО

I. Общие положения

1. Департамент Управления  протокола Евразийского союза туристского сотрудничества и развития субъектов туристской индустрии «Евразийская туристская организация» (далее — Управление    протокола)    является    структурным подразделением Секретариата Евразийской туристской организации.

2. Правовую основу деятельности Управления  протокола  составляют Устав Евразийского союза туристского сотрудничества и развития субъектов туристской индустрии «Евразийская туристская организация», а также   настоящее Положение.  

3. Управление   протокола   руководствуется   распоряжениями Генерального секретаря Евразийской туристской организации. В работе Управления протокола с иностранными представителями применяются также общепринятые в международной практике протокольные нормы.

II. Функции и задачи Управления протокола

4. На   Управление  протокола  возлагается  реализация  следующих основных функций:

  • координация работы и непосредственная  организация  протокольного  обеспечения  визитов в Евразийскую туристскую организацию (далее –ЕТО) различного уровня и визитов должностных лиц ЕТО за рубеж, а также обеспечение их международных контактов — в той части,  в которой это касается  участия  в  них  Генерального секретаря ЕТО,  руководства Евразийской туристской организации;
  • протокольно-организационное обеспечение    рабочих    встреч Генерального секретаря ЕТО и высших должностных лиц ЕТО с иностранными  представителями;
  • протокольно-организационное обеспечение церемонии вручения верительных грамот Послам туризма ЕТО в государстве пребывания,  организация участия  зарубежных  представителей  в церемониях проводимых ЕТО;
  • обеспечение совместно с Посольствами туризма ЕТО, структурными подразделениями ЕТО и другими организациями проведения выездных мероприятий и деловых поездок Генерального секретаря ЕТО, официальных представителей ЕТО и делегаций ЕТО;
  • участие в организации и проведении мероприятий международного характера, проводимых ЕТО;
  • совместно со структурными подразделениями ЕТО и Посольствами туризма ЕТО организация услуг туристско-экскурсионного, культурного характера в стране пребывания Секретариата ЕТО и за рубежом;
  • обеспечение служебных командировок работников ЕТО в части приобретения проездных документов, размещения, питания, транспортного обслуживания, визовой поддержки и медицинского страхования, выезжающих зарубеж, согласно действующему законодательству и норм ЕТО.

5. В  целях  реализации  указанных  функций  Управление протокола обеспечивает:

  • консультирование Генерального секретаря ЕТО по  вопросам протокола;
  • организацию приема  в стране пребывания Секретариата ЕТО и направление за рубеж подготовительных и передовых групп по  подготовке  визитов  на  различных уровнях;
  • разработку совместно с зарубежными партнерами схем программ визитов, а после их утверждения — подробных программ, визитов и перечней мероприятий по их выполнению;
  • координацию работы  причастных  к  выполнению  указанных программ заинтересованных  органов  исполнительной  власти,   а   также   зарубежных партнеров;
  • подготовку и внесение на  рассмотрение  проектов  соответствующих распоряжений,   оформление   необходимых   документов,   в  том  числе заграничных паспортов и виз;
  • заказ необходимого   транспорта,   включая  воздушный, водный, автомобильный и прочий транспорт,  подготовку соответствующих протокольных атрибутов;
  • обеспечение контроля совместно с  Секретариатом ЕТО за расходованием финансовых средств выделяемых на деятельность связанную с протокольными мероприятиями;
  • согласование состава участников встречи и их оповещение о  месте, времени  и характере встречи,  а также информирование заинтересованных служб в пределах их компетенции о соответствующих параметрах встречи;
  • организация предоставления переводчиков  для руководителей ЕТО;
  • разработку предложений по совершенствованию протокола  Евразийской туристской организации;
  • ведение досье по визитам и по параметрам протокольных встреч;
  • ведение переписки, осуществление международной связи, принятия иных решений по вопросам связанным с компетенцией Управления протокола;
  • организация обеспечения мероприятий протокольной атрибутикой, а также принятие непосредственного участия в подписании договоров и соглашений;
  • подготовка сувенирной продукции для вручения представителям зарубежных государств;
  • обеспечение заказов залов официальных лиц и делегаций, а также VIP-залов в аэропортах;
  • принятие участия в организации и проведении мероприятий, связанных с реализацией международных проектов ЕТО в части организации комплекса услуг туристского характера.

III. Обеспечение деятельности Управления протокола

6. Управление протокола для осуществления своих функций  и  задач имеет право:

  • запрашивать и  получать  в  установленном   порядке   необходимые материалы  от  руководителей  национальных и местных органов государственной власти,  а  также  учреждений,  организаций  и должностных лиц;
  • пользоваться в установленном порядке банками данных Евразийской туристской организации;
  • поддерживать в установленном порядке рабочие  контакты   с национальными и зарубежными   протокольными  службами,  ведомствами  иностранных  дел  за  рубежом и иностранными посольствами в стране пребывания Секретариата ЕТО, изучать и обобщать  международную протокольную практику;
  • по согласованию   с   Генеральным секретарем ЕТО  привлекать  для  осуществления  работ и услуг на договорной основе экспертов, переводчиков, ученых и специалистов.

7. Материально-техническое,  документационное,  информационное  и транспортное  обеспечение  деятельности Управления протокола,  а также медицинское   и   социально-бытовое   обслуживание   его    работников осуществляются в установленном порядке.

IV. Руководство Управления протокола

8. Общее  руководство Управления  протокола Евразийского союза туристского сотрудничества и развития субъектов туристской индустрии «Евразийская туристская организация» возлагается на руководителя Управления протокола, который назначается на должность  и  освобождается  от  должности  Генеральным секретарем ЕТО  и   несет   персональную  ответственность  за выполнение задач, возложенных на Управление протокола.

9. Учитывая, некоммерческий характер деятельности ЕТО, реализация  служебных полномочий и функций руководителя Управления протокола может осуществляться соответствующим должностным лицом на общественных началах.

10. Руководитель Управления протокола может иметь  заместителей,  которые назначаются  на  должность  и  освобождаются  от должности Генеральным секретарем ЕТО.

11. Руководитель Управления протокола:

  •          руководит деятельностью Управления протокола;
  •          определяет функции структурных подразделений Управления протокола и утверждает должностные инструкции;
  •          представляет для назначения Генеральному секретарю ЕТО потенциальных сотрудников Управления протокола;
  •          решает в  установленном  порядке  вопросы  о направлении работников Управления протокола в служебные командировки.
  •          организует  и координирует работу Управления протокола;
  •          в рамках компетенции Управления протокола осуществляет контроль за исполнением распоряжений, указаний и поручений Генерального секретаря ЕТО, плановых и специальных мероприятий;
  •          издает в пределах своих полномочий распоряжения по вопросам, относящимся к деятельности Управления протокола;
  •          определяет служебные обязанности подчиненных работников и их полномочия в установленной сфере деятельности;
  •          осуществляет контроль за надлежащим исполнением служебных обязанностей подчиненными работниками, обеспечивает проведение мероприятий по повышению их квалификации;
  •          вносит на рассмотрение Генеральному секретарю ЕТО предложения о кадровом составе Управления протокола и персоналиях;
  •          организует взаимодействие  с другими структурными подразделениями ЕТО и Посольствами туризма ЕТО;
  •          дает поручения подчиненным работникам о выполнении заданий, устанавливает сроки их исполнения;
  •          выполняет иные поручения Генерального секретаря ЕТО;
  •          принимает решения, связанные с привлечением к работе сторонних лиц и организаций в целях выполнения поставленным перед Управлением протокола задач.

Скачать документ в PDF